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Häufig gestellte Fragen

1. Rechtliche Vorgaben

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben bereits seit 2014 die Archivierung geschäftlicher Mails vor. Bisher gab es seitens des Finanzministeriums eine 'Schonfrist' und es wurde praktisch nicht geprüft. Seit 1. Januar 2017 gilt diese Schonfrist nicht mehr!

  • Alle Mails, die Rechnungen von Zulieferern oder Rechnungen an Kunden enthalten, die Angebote oder sonstige Inhalte enthalten, die zur Anbahnung eines Auftrages dienen, müssen archiviert werden. Zusammengefasst alle Kommunikation, die finanz- oder steuerrechtlich relevante Inhalte enthält!
  • Wichtig dabei: die Archivierung muss revisionssicher erfolgen! Ein einfaches Speichern reicht auf keinen Fall aus und der Ausdruck einer Rechnung erfüllt viele der Vorgaben der GoBD nicht (siehe links Punkt 3: 'Warum kann ich meine Mails nicht selbst archivieren?')

2. Entlastung Ihrer Postfächer

Ein weiterer, großer Vorteil: die Archivierung sorgt für eine Verkleinerung Ihrer Postfächer. Damit ist eine schnellere und effizientere Suche möglich.

  • Schnellere und effizientere Kommunikation
  • Schnelle Suche in den Mails, die noch im Postfach sind

3. Einfacher Umzug

Wechseln Sie Ihr Mailprogramm, dann passiert es oft, daß die Programme nicht kompatibel sind und die Mails nicht einfach von einem zum anderen Programm verschoben werden können.

  • Wechsel auf ein anderes Mailprogramm ist ab sofort vollkommen unkompliziert
  • Unabhängigkeit von bestimmten Softwareanbietern

1. Revisionssicherheit

Wesentliche Merkmale der Revisionssicherheit sind, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

  • Vollständige Archivierung und Auffindbarkeit
  • Verfälschungssichere und unveränderbare Archivierung

2. Nachvollziehbarkeit

Der Weg der E-Mail in Ihr Mailarchiv muss nachvollziehbar sein. Dies wird durch die individuelle Verfahrensdokumentation sichergestellt. Für Sie als Unternehmer sind diese komplexen technischen Abläufe nicht darstellbar, deswegen übernehmen wir diese Leistung für Sie.

  • Nachvollziehbarkeit gemäß der Vorgaben der GoBD
  • Umfassende Verfahrensdokumentation gemäß der Vorgaben der GoBD

3. Grundlagen der Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit basiert auf den Anforderungen:

  • des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB)
  • der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der GoBD
  • der GoBD

Warum kann ich meine Mails nicht selbst archivieren?

Ein wichtiges Merkmal der Revisionssicherheit ist die Sicherung vor Verlust. Unsere Systeme werden täglich im Rechenzentrum gesichert und alle relevanten Systeme sind doppelt vorhanden. Der Aufwand, ein solches Sicherungskonzept zu betreiben, ist für ein kleines bis mittleres Unternehmen finanziell und personell schlicht nicht möglich!

  • Sicherung vor Verlust durch doppelte und teilweise dreifache Redundanz aller Systeme
  • Gefahr von Brand, Wasserschaden oder Diebstahl ist im Rechenzentrum nahezu auszuschließen

Warum ist es nicht ausreichend, meine Eingangsrechnungen auszudrucken und abzuheften?

Die Kriterien der GoBD schreiben eine maschinelle Auswertbarkeit vor, die Mail-Eigenschaften, das Originalformat, die Anhänge und der Volltext sind nach dem Ausdruck nicht mehr verfügbar. Außerdem besteht das Risiko der Unvollständigkeit, da der Ausdruck 'nur' durch den Anwender erfolgt.

  • Maschinelle Auswertbarkeit ist nicht gegeben
  • Mail-Eigenschaften fehlen (Header, Anhänge, Prüfsummen)
  • Vollständigkeit aller Belege kann nicht garantiert werden

Warum kann ich meine Mails nicht als PDF speichern?

Ähnlich wie unter Punkt 2 können einige Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden.

  • PDF Dateien lassen sich sehr leicht verändern. Damit erfüllen Sie grundsätzlich nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit. Außerdem lässt sich nicht nachvollziehen, wer und auf welchem Weg die Datei gespeichert wurde.
  • Hohes Risiko, da GoBD Kriterien weitestgehend nicht erfüllt werden!

Welche Probleme können bei lokal installierter Software oder Addins auftreten?

Verschiedene Softwareanbieter verkaufen Lösungen, die lokal auf vorhandenen Servern oder Computern installiert werden. Diese Lösungen haben viele Einschränkungen und Nachteile, zum Beispiel ist eine E-Mailarchivierung an sich nicht als revisionssicher zu bezeichnen, da ein sicherer Schutz gegen Verlust in den meisten Geschäftsräumen nicht möglich ist. Außerdem könnten Mails, die außerhalb der Firma über Smartphone, Tablet oder sonstige Mobilgeräte abgerufen und gelöscht werden, im Mailarchiv. Somit ist eine lückenlose Archivierung nicht gegeben!

  • Schutz vor Verlust nur mit sehr hohem finanziellen und organisatorischen Aufwand realisierbar
  • Hohes Risiko, das nicht alle Mails archiviert werden, zum Beispiel beim Abruf über Mobilgeräte außerhalb des Unternehmensnetzwerkes
  • Softwarepflege, Wartung und die Installation von Sicherheitsupdates können nicht sicher gewährleistet werden, da Sie als Kunde sich selbst kümmern müssen

1. Schnellere Suchvorgänge

Da Ihr Postfach deutlich weniger Mails enthält, sind Suchvorgänge erheblich schneller! Außerdem ist ein 'aufgeräumtes' Postfach einfach übersichtlicher.

  • Schnellere Suchvorgänge im lokalen Postfach
  • Bessere Übersichtlichkeit

2. Vorteile des Archivs

Das Archiv ist jederzeit mit jedem Browser von überall aus erreichbar. Sie benötigen nur einen Internetzugang. Unser Archivierungssystem verfügt außerdem über eine Volltextsuche im Mailtext, im Betreff und in den Anhängen (je nach Dateityp)

  • Jederzeit verfügbar
  • Volltextsuche
  • Schnelle, leistungsfähige Suche
  • Suchvorgänge sind speicherbar

3. Rechtssicherheit

Mit unserer Archivierungslösung erfüllen Sie alle aktuellen Anforderungen an die Mailarchivierung und müssen sich nicht sorgen, ob Sie alle rechtlichen Vorgaben erfüllen.

  • Revisionssicherheit
  • Anforderungen der GoBD werden erfüllt
  • Mehrfach redundante IT Systeme und Storage-Lösungen

bitkom: 10 Merksätze zur GoBD für die Unternehmenspraxis

Die wichtigsten Informationen zum Thema 'Archivierung von geschäftlichen Mails' unter Berücksichtigung der GoBD wurden vom Digitalverband Deutschlands zusammengestellt. Unterhalb finden Sie die 6 wichtigsten! (Quelle: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html)

  • E-Mails sind aufbewahrungspflichtig: E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
  • E-Mails sind elektronisch aufzubewahren: Als originär elektronische Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, sind E-Mails den GoBD entsprechend ausschließlich elektronisch aufzubewahren. Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen.
  • Dateianhänge sind im Original aufzubewahren: Soweit die steuerrelevante E-Mail Dateianhänge enthält, sind diese grundsätzlich im Originalformat aufzubewahren. Soweit eine Konvertierung – etwa in ein Inhouse-Format – erfolgt, dürfen die Auswertungs- bzw. Recherchemöglichkeiten nicht eingeschränkt werden. Soweit E-Mails verschlüsselt werden, sind diese auch unverschlüsselt aufzubewahren.
  • E-Mails sind zu indexieren: Von besonderer Bedeutung im E-Mail-Kontext ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Ohne zusätzliche manuelle oder automatische Maßnahmen stellen die Ordnungsstrukturen einer typischen E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar.
  • E-Mails sind unverändert zu archivieren: Die GoBD führen aus, dass die reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Entsprechend gilt, dass die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. Hier bietet sich in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und Komplexität der Einsatz entsprechender Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme an, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. Nachvollzug von Änderungen entsprechend deutlich einfacher geleistet werden kann.
  • E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Die GoBD beinhalten die erweiterte Sichtweise, dass die maschinelle Auswertbarkeit neben mathematisch-technischen Auswertungen auch Volltextsuchen sowie Auswertungen im weitesten Sinne (z. B. Bildschirmabfragen) umfasst. Damit geht einher, dass die Außenprüfung künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen darf. Hierbei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Vor diesem Hintergrund sind E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder gar privaten E-Mails aufzubewahren.

GoBD Leitfaden der Wirtschaftsprüfer PSP mbB München

Dieser Praxisleitfaden wurde Anfang 2017 von der Münchner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PSP mbB und der Peters Schönberger GmbH verfasst und gibt Unternehmern einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Punkte aus der GoBD und wie diese in der Praxis umzusetzen sind. Den Leitfaden finden SIe unterhalb. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 2014, welches die gesamten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff enthält. Besonders interessant ist hier Punkt 119 auf Seite 25, Punkt 121 auf Seite 26 und Punkt 129 auf Seite 28.

  • https://www.psp.eu/media/allgemein/GoBD-Leitfaden_Version_2_4_FINAL.pdf
  • https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2015/Positionspapiere/ECM-E-Mails-und-GoBD/160108-BIT-Merksaetze-Emails-und-GoBD.pdf
  • http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

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