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Archivierungsfristen E-Mailarchivierung nach GOBD

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Archivierungsfristen E-Mailarchivierung nach GOBD

/ 3. Januar 2019

Gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Handelsgesetzbuch in der Abgabenordnung und in der GoBD müssen handelsrechtlich relevante E-Mails sechs Jahre und steuerrechtlich relevante Mails zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Software, die mailchef.de für die Archivierung verwendet verfügt Stand heute über keine Funktionen zum automatischen Löschen von Mails. Rein theoretisch wäre es nur dem ausführenden Administrator möglich Mails zu löschen.

Die Softwarelösung, die mailchef.de für die Archivierung verwendet, speichert die Mails auf Dateisystemebene, unabhängig vom verwendeten Medium oder Storage System. Basierend auf diesem Hintergrund könnten bei Bedarf entsprechende Storage-Lösungen eingesetzt werden die Retentionszeiten durchsetzen. Viel wichtiger in diesem Zusammenhang ist allerdings die Tatsache, dass auf unseren Servern gespeicherte Mails weder gelöscht noch manipuliert werden können. Weitere Infos dazu erhalten unsere Kunden in der Mailarchivierungs-Systembeschreibung unseres Softwareanbieters.

In den GoBD gibt des keine Vorschriften bezüglich der Löschung von Mails nach Ablauf der Archivierungsfristen, weder manuell noch automatisch. Basierend auf der Struktur der Archivablage ist ein Entfernen von nicht mehr aufbewahrungspflichten Mails selbstverständlich möglich.


Diese Betrachtungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

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