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Professionelle Mailarchivierung

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allgemein mailarchivierung

Mailarchivierung: Schonfrist seit 1. Januar 2017 abgelaufen

22. März 2017 / Read more...

F.A.Q - Häufig gestellte Fragen

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) schreiben bereits seit 2014 die Archivierung geschäftlicher Mails vor. Bisher gab es seitens des Finanzministeriums eine ``Schonfrist`` und es wurde praktisch nicht geprüft. Seit 1. Januar 2017 gilt diese Schonfrist nicht mehr!

  • Alle Mails, die Rechnungen von und an Kunden enthalten, die zur Anbahnung eines Auftrages dienen usw., müssen archiviert werden
  • Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen!
  • Die Archivierung muss gesetzeskonform erfolgen

Die archivierten Mails müssen verfälschungssicher, unveränderbar, nachvollziehbar und wieder auffindbar im Archivsystem abgelegt werden.

  • Unveränderbare Archivierung
  • Verfälschungssichere Archivierung
  • Dokumentierte Verfahrensabläufe zur Nachvollziehbarkeit der Archivierungsprozesse

Ein wichtiges Merkmal der Revisionssicherheit ist die Sicherung vor Verlust. Unsere Systeme werden täglich im Rechenzentrum gesichert und alle relevanten Systeme sind doppelt vorhanden. Der Aufwand, ein solches Sicherungskonzept zu betreiben, ist für ein kleines bis mittleres Unternehmen finanziell und personell schlicht nicht möglich!

  • Sicherung vor Verlust
  • Hohe Kosten für doppelt vorhandene Systeme
  • Gefahr von Brand, Wasserschaden, Diebstahl ist im Rechenzentrum nicht vorhanden

DIe Folgen sind im Grunde genommen identisch wie bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen für ``Papierdokumente``. Wenn die Archivierung nicht gesetzeskonform durchgeführt wird, können die Finanzbehörden die Dokumente als nicht vorhanden werten und die Steuerlast würde geschätzt.

  • Gleichen Konsequenzen wie bei nicht vorhandenen Papierrechnungen
  • Zwangsgelder sind möglich
  • Steuerlast könnte geschätzt werden

Da der Zugriff auf die archivierten Mails sehr schnell und einfach möglich ist, können Sie nicht mehr benötigte Mails aus Ihren Postfächern löschen.

  • Schnellere Suche im lokalen Postfach
  • Mehr Übersichtlichkeit in den Postfächern
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